Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens

in Kraft seit dem 01.01.2023

Engel & Völkers Gewerbe Berlin GmbH & Co. KG, Joachimsthaler Straße 1, 10623 Berlin, Deutschland (nachfolgend auch "Engel & Völkers Commercial" genannt), verarbeitet zum einen als verantwortliche Stelle und zum anderen als Auftragsverarbeiter für Unternehmen der Engel & Völkers Gruppe im Rahmen dieses Bewerbermanagementsystems (im Folgenden auch „Bewerberprozess“) personenbezogene Daten. Hierzu gehören u.a. der Vorname, der Nachname, die Emailadresse, die Telefonnummer, hochgeladene Lebensläufe sowie andere jeweils in einem Benutzerkonto eingegebene Daten (im Folgenden zusammengefasst als „personenbezogene Daten“).

Die weltweit agierende „Engel & Völkers Gruppe“ umfasst die Engel & Völkers Commercial und ihre inländischen und ausländischen verbundenen Unternehmen im Sinn von § 15ff Aktiengesetz sowie deren nationalen und internationalen (Master-) Lizenzpartner (nachfolgend zusammen die "Engel & Völkers Gruppe" genannt). Einen aktuellen Überblick über diese Lizenzpartner erhalten Sie hier:
https://www.engelvoelkers.com/de/unternehmen/standorte/.

Indem Sie an dem Bewerberprozess teilnehmen, ein Benutzerkonto einrichten, Ihre Daten eingeben bzw. hochladen und uns Ihre Bewerbung zukommen lassen, stellen Sie der Engel & Völkers Gruppe Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung.

Zusätzlich verarbeitet Engel & Völkers Commercial im Rahmen der Nutzung dieser Webseite personenbezogene Daten. Diese Daten werden jedes Mal über den Internet Browser erhoben, sobald Sie unsere Webseite besuchen. Die in diesem Zuge erhobenen Daten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen, die Sie ebenfalls auf unserer Webseite finden können.

Verarbeitungszwecke
Engel & Völkers Commercial verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten jeweils ohne Ihre Einwilligung zu folgenden Zwecken:

● Um Ihnen die Teilnahme an dem Bewerberprozess auf die von der Engel & Völkers Gruppe angebotenen offenen Stellenangebote zu ermöglichen (Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung sowie das berechtigte Interesse von Engel & Völkers Commercial, Bewerbungen innerhalb der Engel & Völkers Gruppe an das jeweils zuständige Unternehmen weiterzugeben);
● Zur Verwaltung Ihrer Bewerbung durch Engel & Völkers Commercial (Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung sowie das berechtigte Interesse von Engel & Völkers Commercial ein funktionsfähiges Bewerbermanagement System zu gewährleisten);
● Im Rahmen des Registrierungsprozesses, für das Anlegen eines Bewerberkontos sowie einer digitalen Bewerberakte durch Sie (Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung);
● Um Ihren jeweiligen Anfragen nachzukommen (Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung);
● Für statistische Erhebungen (Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse von Engel & Völkers Commercial ein funktionsfähiges Bewerbermanagement System zu gewährleisten);
● Um betrügerische Aktivitäten oder Missbrauch auf der Webseite oder im Zusammenhang mit der Webseite zu verhindern sowie die Anforderungen des Gesetzes an eine sichere Webseite einzuhalten (Rechtsgrundlage ist das berechtigtes Interesse von Engel & Völkers Commercial, Störungen zu beseitigen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und unzulässige Zugriffsversuche bzw. Zugriffe aufzudecken.).

Rechtsgrundlage der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 I lit. A DSGVO, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, Art. 6 I lit. b DSGVO, sofern Grundlage der Verarbeitung das Vertragsverhältnis ist und Art. 6 I lit. f DSGVO, sofern Grundlage das berechtigte Interesse von Engel & Völkers Commercial ist.
Ferner verarbeitet Engel & Völkers Commercial Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage einer zuvor erteilten Einwilligung, um Sie über interessante Stellenangebote zu informieren. Diese Stellenangebote werden Ihnen von Zeit zu Zeit von Engel & Völkers Commercial oder anderen Unternehmen der Engel & Völkers Gruppe, an die Sie Ihre Bewerbung adressiert haben, zur Verfügung gestellt.

Erfordernis der Datenübermittlung und Folgen, sofern Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen
Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten, um die oben aufgeführten Verarbeitungszwecke erfüllen zu können. Es steht Ihnen frei, keinerlei personenbezogene Daten Engel & Völkers Commercial zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall können wir Ihnen die Teilnahme an dem Bewerbungsprozess auf offene Stellenangebote nicht ermöglichen. Auch kann es dazu führen, dass Sie erst gar nicht ein entsprechendes Bewerberkonto anlegen können.

Zwingend erforderlich ist, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, um Sie über offene Stellenangebote informieren zu können. Zwar steht Ihnen die Entscheidung der Übermittlung personenbezogener Daten auch insofern frei. Allerdings können Ihnen Stellenangebote nicht übermittelt werden, sofern uns Ihre personenbezogenen Daten nicht vorliegen.

Verarbeitungsmodalitäten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, sofern es notwendig ist. Die Verarbeitung erfolgt entweder digital oder in Papierform. Ferner gehören zu dem Verarbeitungsprozess der personenbezogenen Daten insbesondere das Erheben, die Registrierung, die Verwaltung, das Speichern, das Ändern, das Auswählen, das Vergleichen, der Zugang, die Kommunikation.
Engel & Völkers Commercial als verantwortliche Stelle verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, solange es zur Erreichung des Verarbeitungszweckes erforderlich ist. Inaktive Profile werden automatisch nach Ablauf von 24 Monaten gelöscht. Nach Beendigung des Bewerbungsprozesses bzw. in dem Falle, in dem Sie der Datenverarbeitung widersprechen, löschen wir Ihre Daten ebenfalls. Die Löschung erfolgt entsprechend der gesetzlichen Vorgaben. Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, dass wir Ihnen auch andere interessanten Stellenangebote zukommen lassen sollen, erfolgt bis zu Ihrem Widerspruch der Einwilligung keine Löschung der Daten. Treten Sie in ein Vertragsverhältnis mit Engel & Völkers Commercial, erfolgt ebenfalls keine Löschung Ihrer Bewerberdaten. Allerdings löschen wir in diesem Fall Ihr Online-Profil.
Grundsätzlich speichern wir Ihre Bewerbung (sämtliche hochgeladenen Dokumente, Informationen und Kommunikationsdaten) mit Personenbezug. Nach Erreichung des Verarbeitungszwecks bzw. nach Ihrem Widerspruch speichern wir anonymisierte Daten für statistische Erhebungen. Dabei ist es uns nicht erlaubt, eine Rückführung Ihrer Daten auf Ihre Person vorzunehmen. Anonymisierte Daten werden nicht wieder mit Personenbezug versehen.

Sicherer Umgang mit Ihren Daten
Sofern Sie uns Ihre Daten in unserem Bewerberprozess zur Verfügung stellen, ist der Datentransport automatisch verschlüsselt. Engel & Völkers Commercial geht mit Ihren Daten höchst vertraulich um und entsprechend der gesetzlichen Datenschutznormen.
Auch sofern Sie uns Ihre Bewerbung bzw. Teile hiervon auf eine andere Weise als über den Bewerberprozess zukommen lassen (beispielsweise via Email, Post oder über Kontaktformulare auf unserer Webseite), verarbeiten wir diese Daten entsprechend den oben ausgeführten Modalitäten.

Zugang zu personenbezogenen Daten bzw. Weitergabe dieser Daten an Dritte
Ihre personenbezogenen Daten werden von den jeweils zuständigen Mitarbeitenden von Engel & Völkers Commercial oder diesen vergleichbaren Personen verarbeitet. Dies sind:

● Mitarbeitende und Beratende, die für den Bewerberprozess zuständig sind (wie beispielsweise Mitarbeitende der Personalabteilung von Engel & Völkers Commercial als verantwortliche Stelle oder das Management, das zu der Engel & Völkers Gruppe gehört und für die Einstellung von Personen zuständig ist);
● Administratoren und andere vertrauensvolle IT Support Mitarbeitende, die berechtigt und verpflichtet sind, den Bewerberprozess technisch zu unterstützen (z.B. Mitarbeitende aus der Anwenderbetreuung oder aus der IT Abteilung);
● Dritte (z.B. IT Services Provider oder Hosting Providers, etc.), an die Engel & Völkers Commercial Aufgabenstellungen übertragen bzw. „outgesourcet” hat. Hierbei handelt es sich um sogenannte Auftragsdatenverarbeiter (nachfolgend auch "Auftragsverarbeiter" genannt).
● Bewerben Sie sich auf verschiedene (auch regional unterschiedliche) Stellenangebote (beispielsweise bei unterschiedlichen Lizenzpartnern der Engel & Völkers Gruppe), geben wir Ihre Daten an diese Lizenzpartner nach Ihrer vorherigen Einwilligung, bzw. auf Grundlage des berechtigten Interesses weiter, jedoch nur an solche regionalen Personalabteilungen oder Führungskräfte, die offiziell Zugang zu dem Bewerberprozess haben und die uns als Verantwortliche für derartige Prozesse von den Lizenzpartnern benannt worden sind. Diese Personen informieren wir ggfs. über Ihre gleichzeitige Bewerbung auf mehrere Stellenangebote.

Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht an Dritte außerhalb der Engel & Völkers Gruppe weitergegeben.

Auskunft über Ihre Daten
Als verantwortliche Stelle können wir Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Dritten geben. Diese Auskunft kann aber nur aus folgenden Zwecken erfolgen.
• Im Falle der Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen bzw. Verpflichtungen aus Verordnungen und Richtlinien der nationalen oder europäischen Gesetzgebung;
• Zur Verteidigung vor Gericht im Falle eines Rechtsstreites.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht weitergegeben.

Weitergabe von Daten in Nicht-EWR-Länder
Engel & Völkers Commercial übermittelt grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Nicht-EWR- Länder ohne Ihre Einwilligung. Die von Engel & Völkers Commercial genutzten Server befinden sich innerhalb der Europäischen Union. Sofern sich Ihre Anfrage auf Unternehmen der Engel & Völkers Gruppe außerhalb der Europäischen Union bezieht, übermitteln wir Ihre Daten nach Ihrer Einwilligung.

Betroffenenrechte
Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (beispielsweise den Ursprung dieser Daten, den Verarbeitungszweck, die Modalitäten der Datenverarbeitung). Ferner sind Sie unter bestimmten Voraussetzungen berechtigt, der Datenverarbeitung für die Zukunft zu widersprechen, diese einzuschränken oder die Löschung der Daten zu verlangen. Auch können Sie Ihre erteilte Einwilligung widerrufen.
Sie haben zusammengefasst ein Recht auf

● Auskunft,
● Berichtigung,
● Löschung (bzw. auf Vergessenwerden),
● Einschränkung der Verarbeitung,
● Datenübertragbarkeit,
● Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten,
● Beschwerderecht gegenüber Aufsichtsbehörden.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Löschungsrecht Einschränkungen unterliegt. Zum Beispiel müssen bzw. dürfen wir keine Daten löschen, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen noch weiter vorhalten müssen. Auch Daten, die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sind von Ihrem Löschungsrecht ausgenommen.
Sie können zur Geltendmachung Ihrer Rechte die Einstellungsmöglichkeiten in Ihrem Benutzerkonto verwenden oder Ihr Benutzerkonto selbst löschen. Auch können Sie uns als verantwortliche Stelle kontaktieren (Telefonnummer +49 (0)30 – 203460 oder per Email berlincommercial.datenschutz@engelvoelkers.com).
Im Rahmen der Einstellungsmöglichkeiten Ihres Benutzerkontos ermöglichen wir es Ihnen ferner, Ihr Benutzerkonto zu sperren oder zu entsperren (beispielsweise für den Fall von unautorisierten Zugriffen). Entsperren Sie Ihr Benutzerkonto nicht wieder, führt dies jedoch entsprechend der oben aufgeführten Regelungen bzw. der geltenden Gesetze und Verordnungen zur Löschung Ihrer Daten.

Kontakt
Für Auskünfte und Anregungen zum Thema Datenschutz stehen wir bzw. unser Datenschutzbeauftragter Ihnen unter der E-Mail berlincommercial.datenschutz@engelvoelkers.com gerne zur Verfügung.

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten möchten, erreichen Sie uns im Übrigen wie folgt:

Engel & Völkers Gewerbe Berlin GmbH & Co. KG
Joachimsthaler Straße 1
10623 Berlin
Deutschland.

Im Falle von Fragen über unsere Auftragsverarbeiter stellen wir Ihnen eine jeweils aktuelle Liste gern zur Verfügung.

Für Fragen zu den Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite oder diesen Datenschutzhinweisen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbermanagementsystems wenden Sie sich auch gern an unseren externen Datenschutzbeauftragten:

Dr. Stefanie Wegener
Mittelweg 10
20148 Hamburg
swegener@wegener-ra.de

Sie haben das Recht, eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Datenschutzbehörde einzureichen. Sie können sich dazu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Unsere Recruiting-Seite wird von der Personio GmbH & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DS-GVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio GmbH & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio GmbH & Co. KG
Rundfunkplatz 4
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1005
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 213189
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@personio.de

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe- und Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 15 Abs. 1 Telemediengesetz (TMG) sowie Art. 6. (1) f DS-GVO. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 15 Abs. 1 TMG sowie Art. 6. (1) f DS-GVO. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/ -spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. die Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die ein Nutzer auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DS-GVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio GmbH & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio GmbH & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.